Wil je binnenkort een zakelijk evenement organiseren? Maar heb je geen idee hoe je dit aanpakt? Dan is het belangrijk om je goed voor te bereiden. Je wilt immers wel dat jouw gasten de tijd van hun leven beleven. Of je het personeel nu wilt bedanken voor hun jaarlijkse inzet of een feestje wilt houden om de teamspirit te behouden, een zakelijk evenement is nooit weg. Bij een bedrijfsevenement komt echter wel meer kijken dan je in eerste instantie zou denken. Je wilt immers dat de gasten nog lang over dit evenement napraten, niet dat ze het na enkele dagen al vergeten zijn of het juist een negatieve indruk heeft gemaakt.
Wil jij een geweldig zakelijk evenement organiseren? Houd dan de volgende vier tips in je achterhoofd!
1. Zorg voor boeiende activiteiten
Dit is de beste tip die we jou kunnen geven. Je wilt immers niet dat alle gasten ongeïnteresseerd heen en weer lopen. Het doel van het zakelijke evenement moet duidelijk zijn en de boodschap interessant. Daarom is het belangrijk om goede activiteiten te organiseren. Je kunt hiervoor enkele professionals inschakelen, maar je kan zelf ook met duidelijke plannen komen. Door de aandacht van de gasten te trekken, zorg je ervoor dat ze zich niet zullen vervelen.
Heb je tijdens het evenement een belangrijke mededeling? Wacht dan niet te lang om deze met je gasten te delen. Later op de dag is de aandacht minder. Begin daarom de dag of avond met een goede speech, zo houd je de aandacht bij het doel van de bijeenkomst.
2. Het doel
Wat is het doel van de bijeenkomst? Gaat het om het verhogen van de teamspirit? Wil je jouw medewerkers bedanken voor hun inzet? Wat de reden voor het evenement ook is, het is belangrijk dat dit bij de doelgroep duidelijk wordt gemaakt. Leg uit wat het evenement precies inhoudt, wat je hiermee wilt bereiken en wat de gasten kunnen verwachten. Maak bijvoorbeeld een duidelijke briefing en deel deze uit binnen de organisatie. Zo weet iedereen waar ze aan toe zijn en kunnen ze zich hierop voorbereiden.
3. Bouw de spanning op
Prikkel je gasten door de spanning naar het evenement toe op te bouwen. Deel bijvoorbeeld kleine teasers via social media of maak een WhatsApp groep aan. Vertel wat over de activiteiten, maar laat de leukste dingen achterwege. Zo houd je het spannend voor de doelgroep en kunnen de gasten niet wachten tot ze op het evenement zijn. Door de gasten te prikkelen, zorg je ervoor dat het evenement al met een positieve vibe begint. Een goed begin is het halve werk!
4. Geweldige locatie
Natuurlijk is er niets zo belangrijk dan de locatie van het evenement. Niemand zit te wachten op een ‘groot feest’ op kantoor. Die omgeving kennen je medewerkers ondertussen wel. Kies daarom voor een inspirerende locatie, een die past bij jullie organisatie en doelgroep. Met de juiste locatie is de eerste stap naar een succesvol event al gezet!
