Personeelsplanning gaat niet alleen maar om het inplannen van medewerkers. Het is een belangrijk middel om je personeel te motiveren en dichter bij je organisatie te betrekken.

Omdat er verschillende zaken van invloed kunnen zijn op een planning is het ook niet raar dat een organisatie vaak lang bezig is om een personeelsplanning goed te maken. Als organisatie dien je namelijk met verschillende verwachte en onverwachte situaties rekening te houden.

Het maakt niet uit of je met 10, 20 of 100 medewerkers werkt, er is altijd de mogelijkheid dat er personeel uitvalt door de één of andere reden. Denk dan aan situaties als ziekte of persoonlijke omstandigheden. Om zo veel mogelijk te voorkomen dat je meer met je planning bezig bent dan met je personeel, is het een goed idee om je personeelsplanning slim en effectief in te richten. Waardoor jij je bezig kan houden met het personeel en met de service en diensten voor de klanten. Hier volgen enkele tips om dit zo goed mogelijk te realiseren.

Zorg voor de juiste mensen op de juiste plek

Zorg ervoor dat jij de juiste mensen kiest voor iedere taak. Als je mensen inroostert voor een taak waar ze goed in zijn en/of leuk vinden om te doen, dan zullen zij veel productiever zijn dan iemand die de taak niet goed kan of niet leuk vindt om te doen. Hoe beter je personeel presteert, hoe beter het is voor je gasten en uiteindelijk voor de organisatie.

Ken je personeel

Leer je personeel kennen, weet wat hun behoeftes en wensen zijn. Leer wat ze wel en niet kunnen. Weet wanneer ze kunnen en willen werken, hun beschikbaarheid is belangrijk om te weten. Hoe beter jij je team kent hoe effectiever jij je personeelsplanning kunt maken.

Maak je plan overzichtelijk en toegankelijk

Het spreekt voor zich dat je planning overzichtelijk en duidelijk moet zijn. Als men je planning niet snapt, dan zullen er sneller problemen ontstaan. Daarnaast dient je personeel toegang te hebben tot de planning. Niet alleen op kantoor, maar overal. Zij moeten hun rooster altijd kunnen inzien, controleren en waar nodig aanpassen.

Laat personeel invloed hebben op het rooster

Wanneer mogelijk en wenselijk, is het raadzaam om je personeel de mogelijkheid te geven om hun rooster zoveel mogelijk zelf in te laten vullen. Laat ze bijvoorbeeld hun eigen beschikbaarheid doorgeven of geef ze de mogelijkheid om onderling te ruilen. Dit scheelt de organisatie een hoop werk en het betrekt de medewerkers met elkaar en de organisatie.