Vrijwel niemand wordt enthousiast van vergaderen. Vaak wordt de associatie met ‘saai’ en ‘slaapverwekkend’ gemaakt. Als werkgever kan dit best lastig zijn. Vergaderingen zijn dan misschien wel niet ieders grootste hobby, maar wel van cruciaal belang voor een gezond bedrijf. Ook de ergernissen en klaagzangen over bepaalde collega’s of over uitlopende tijden zijn vaak moeilijk om aan te horen. De concentratie is dan ook al gauw ver te zoeken. Gelukkig kan het ook anders! In dit artikel lees je enkele tips om van vergaderen een productief moment te maken, interessant en leuk voor iedereen.

Zorg voor goed meubilair en de juiste omgeving

Allereerst is het belangrijk dat de setting goed is. Vergaderen op oncomfortabele stoelen of een onhandige tafel draagt niet bij aan een verhoogde concentratie. De kans is groot dat werknemers na enkele minuten al in een ander wereldje lijken te verkeren en door een pijnlijke rug telkens heen en weer bewegen. Heb je dan goede vergaderstoelen nodig? Deze vraag kunnen we enkel beantwoorden met een volmondige ‘ja!’

Dankzij een fijne houding is het voor je collega’s veel fijner om te vergaderen. Zij ervaren geen ongemak door verkeerd meubilair en kunnen zich goed focussen op het onderwerp van de vergadering.

Ook de omgeving speelt een belangrijke rol in het concentratievermogen van je collega’s. Sommige werkgevers kiezen er voor om hun vergaderingen buiten de deur te houden. In een omgeving die de creativiteit prikkelt. Ook geluidsoverlast kan een belangrijke rol spelen in een laag concentratievermogen. Door de juiste setting te kiezen, zal je merken dat vergaderen een stuk soepeler verloopt.

Kom met een duidelijk doel

Er is niets vervelender dan doelloos in een vergadering plaats te nemen. Als je niet weet wat het doel is van een vergadering is het moeilijk om stappen vooruit te maken. Je verliest tijd als je vergadering niet treffelijk voorbereid is. Wat hoop jij uit de vergadering te halen? Maak dit duidelijk aan je collega’s. Zo kunnen zij zich ook voorbereiden en zal de vergadering soepel en snel verlopen.

Voorkom onnodige afleiding

In onze huidige maatschappij zijn we continu bezig met laptops, mobieltjes en social media. Dit kan heel belangrijk zijn voor het bedrijf, maar niet tijdens een vergadering. Het klinkt misschien kinderachtig om deze elementen te verbieden, maar het kan wel zeer doeltreffend zijn. Het afgaan van een mobieltje of een snelle search op social media leidt er al snel toe dat de concentratie wegebt. Hierdoor duurt de vergadering alleen maar langer en zal deze niet productief genoeg zijn. Geen laptops of mobieltjes aan tafel, een simpele regel die veel onnodige afleiding kan voorkomen.

Vergader met een beperkte groep

Veel werkgevers maken de fout om bij een vergadering heel veel mensen uit te nodigen. Ook mensen die op het eerste gezicht niet direct iets te maken hebben met het onderwerp. Dit is niet nodig! Als je mensen uitnodigt die hier niet horen te zijn, zal dit het concentratieniveau van de andere collega’s beïnvloeden. Vergaderen met een beperkte groep is in de meeste gevallen veel efficiënter.

Wellicht dat deze tips helpen om je vergaderingen zo productief mogelijk te laten verlopen. Te veel afleiding en concentratieproblemen zijn immers zonde van de tijd!